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Etterbeek va ouvrir ses « guichets rapides »

Les citoyens pourront y effectuer toutes les démarches qui ne prennent que quelques minutes, quel que soit le service concerné.

Deux nouveaux guichets seront prochainement opérationnels dans le hall d’accueil de l’hôtel communal. Le citoyen pourra y effectuer toutes les démarches qui ne prennent que quelques minutes, quel que soit le service concerné. Ce sera une véritable révolution dans la façon d’accueillir et de servir le public. C’est aussi un test car ce regroupement des opérations rapides en une seule zone préfigure le mode d’accueil prévu dans le futur centre administratif actuellement en construction sur le site des Jardins de la Chasse.

 

L’an prochain, lorsque les Etterbeekois·es viendront au nouveau centre administratif, avenue des Casernes, ils bénéficieront d’un tout nouveau mode d’accueil destiné à faciliter leurs démarches. Ils ne devront en effet plus circuler dans le bâtiment pour se rendre dans les différents services : ce sont ces derniers qui viendront à leur rencontre, au rez-de-chaussée ou au premier étage, dans des guichets ou des « logettes » spécialement destinés à cet usage.

 

Mais une autre nouveauté bousculera également les habitudes puisque plusieurs guichets (9 au total), situés juste à l’entrée et accessibles sans rendez-vous, seront exclusivement affectés aux « opérations rapides », tous services confondus. C’est à cet endroit, par exemple, que l’on pourra enregistrer une demande de prime de naissance, retirer une affiche d’enquête publique ou déposer sa candidature pour participer en tant qu’exposant aux festivités de la commune… des démarches qui ne prennent que quelques minutes mais qui obligent pour l’instant le citoyen à circuler un peu partout dans l’hôtel communal.

 

Un test « grandeur nature » dès novembre

Pour qu’une telle organisation soit parfaitement huilée avant le déménagement de l’administration vers les Jardins de la Chasse – toujours prévu pour l’été 2020 – il est impératif de pouvoir en tester au préalable le bon fonctionnement. D’où l’initiative prise par le collège d’ouvrir, dès le 4 novembre, deux guichets rapides dans le hall d’accueil de l’actuel hôtel communal, juste à côté des guichets du service Population.

 

Du changement aussi en interne

Cette nouvelle organisation de l’accueil du public, qui sera donc pleinement effective dans le nouveau centre administratif, a également nécessité quelques aménagements en interne. La commune a ainsi considérablement étoffé son staff d’accueil, aujourd’hui composé de sept personnes. Le profil de fonction de ces agents de première ligne a lui aussi évolué : outre l’orientation du public et la gestion du « ticketing », ils délivreront désormais des rendez-vous par téléphone et recevront, dès le 4 novembre, le public aux nouveaux guichets rapides.

 

Précisions encore que la commune a aussi profité de toutes ces modifications pour scinder l’accueil physique du citoyen et la centrale téléphonique, désormais déplacée dans un local prévu à cet effet. Cela peut paraître anecdotique mais, grâce à cela, les agents présents à l’accueil pour y renseigner le public ne devront plus s’interrompre pour répondre en même temps au téléphone. Des conditions de travail plus confortables, aussi bénéfiques pour le personnel que pour le citoyen.

 

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